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把握这三个要素,让监理会议更加出彩!

会议是协调和指导监理工作的重要手段之一,每个监理人员都熟悉开会,但能把一个会议开得富有成效却并不容易。一次成功的监理会议主要具备以下三个要素:一是会议任务的管理;二是会议程序:三是会议文件的准备。

一、会议任务的管理

1、会议的目标
会议任务是指会议上要做的事,这也是会议的目的。因此,总监首先要确定会议的目标。会议的目标一经确定,则对会议任务的管理也就开始了。
会议目标的类型有:解释问题;对所要解决的难题寻找可供选择的方案;评估行动方案;在各种选择中作出决策;计划下一步的行动;交流信息;回顾和澄清问题;评价已取得的工作进展;提出论点;等等。
在一次会议上,可能试图解决一个问题,也可能解决相关的两个或多个问题,这要视具体情况而定。
2、会议的范围
会议的目标确定之后,下一个问题就是规定会议的规范。它是与会议目标紧密相关的另一个重要问题。因为与所定会议目标联系的问题有许多个,那么这一次会议探讨、研究哪些问题必须明确地规定下来,以便使会议始终围绕重点进行研讨。
会议的目标和范围确定之后,就可决定邀请哪些人参加会议。如果会议的目的不清楚,也就无法决定邀请哪些人来参加会议。
被邀请者应该是那些能够实现会议目标的人员。对那些需要了解情况的听会者,即使他们没有多少发言权也不要排除在外。
在被邀请人的名单中不应该包括那些不需要听会的旁观者,因为与会议无关的旁观者参加会议的话,势必会冲淡与会者的注意力,甚至还可能影响与会者直率地发表意见。
3、会议时间安排
确定了会议的目标,议事范围,参加会议人员及其需要做的准备工作之后,总监就可以进行会议时间表的安排。
从解决问题的时机来说,召开会议的时间既不能太早,也不应过晚。召开会议的时间过晚,则错过解决问题的时机,如果太早,会使与会者来不及做好准备。
会期定了后,要早日通知给与会者,以便使参加会议的人能更好地计划自己的工作时间。
4、会议地点
会议地点的安排要利于实现会议的目的和方便与会者。会议地点的选择受会议目的支配,并对会议能否成功有直接的影响,故应精心地选择。
例如,需要与会者解决施工过程中的问题,则会议地点选在工地现场召开更有利。有的会议需要查阅一些参考资料,则会议地点就选在靠近保存档案或所需资料的地方。一般来说,与监理工作有关的会议,通常安排在工地为好。

二、会议程序

1、程序活动的内容
会议目标的实现,不是总监把与会者简单召集在一起就能解决的,预先还要安排好会议进行的先后顺序,即所谓会议程序。重要的程序活动主要有:
启发引导讨论:总监负责宣布开会并启发引导讨论。
提供信息和意见:每个与会者均有责任提供有关信息和意见与大家共享。
寻求信息和意见:总监引导,劝说与会者把话说出来。
鼓励与会者说出意见:总监鼓励与会者大胆地发表不同意见。
审核会议上提出的信息、意见的真实性:与会者对会议上提出的信息和意见加以证实或质疑。
弄清事实和意义:总监要弄清每件事是否大家都理解了,否则不能进行下一步讨论。
检验认识的一致性:总监就与会者对有关议题的认识是否一致加以问询并确认。
协调:总监引导与会者进行分析、协商,找出共同点,协调分歧点。
总结:总监对已讨论过的议题进行简洁的概括,得出明确结论。
记录:总监指定专人对会议讨论内容和会议结论以文字形式记载下来。
掌握时间:总监要有意识地控制讨论时间,既不要拖延时间,也不要走过场,保证每
个与会者均有发言机会。
2、积极引导与会者参与会议
在会议上,总监要倡导对实现会议目标带有建设性的行动。每个与会者在会议上表现各不相同,这是因为与会者各自所处的立场和角度不同。
这里总监要围绕会议目标启发引导与会者发表意见,要鼓励那些敢于抒发自己观点的人,不要频频打断发言人的讲话。
总之,总监要密切注意会议的发展动态,如果发现会议任务或会议程序中有哪些缺陷和不足之处都应尽力补救解决。

三、会议文件的准备

1、议事清单
简单地说,议事清单就是对要议的事项所列出的清单,也就是要在会议上考虑讨论的题目一览表。这个表最好公开印发,或者在会议开始时首先说明。
比较好的议事清单上不仅有事项的名称,还写明会议的目标、范围、与会者和每件事要讨论多长时间。如果没有议事清单的话,与会者不清楚会议将如何进行,就要消耗许多时间才能使会议取得进展。
2、会议记录和纪要
每次会议都应该作记录,内容包括时间、地点、出席会议的人员、议事清单、所讨论事项,作出的决定或未解决事项、任务委派情况等。
如果需要正式的会议纪要,则应抽出一定时间对材料进行组织、编辑,使其更加清晰、准确,然后打印、散发。
会议纪要越早发越好,与会者对会议尚记忆犹新时,就收到会议纪要,会使他们对会议纪要的审查更有收获,同时也能及早发现错误、遗漏或不准确之处,使会议的成果得到更加有效的落实。